School Fees Collection App Using Only EXCEL | শুধুমাত্র একটি এক্সেল ফাইল ব্যবহার করে শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের বেতন আদায়ের পদ্ধতি

একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে বেতন আদায় এবং হিসাব নিকাশ স্বচ্ছভাবে মেইন্টেন করা একটি জটিল এবং কঠিন কাজ। সেক্ষেত্রে কাজটি যদি হয় ম্যানুয়ালি তবে তা আরো বেশি জটিল এবং কষ্টসাধ্য একটি বিষয়। প্রযুক্তির এই যুগে প্রযুক্তি ব্যবহার না করাটাও এক ধরনের দুর্ভোগের বিষয়। কিন্তু আমরা এখনো প্রযুক্তি ব্যবহারে পুরোপুরি অভ্যস্ত হয়ে উঠতে পারেনি। ফলে ম্যানুয়াল পদ্ধতি ব্যবহার করে এখনো আমাদের অনেক ধরনের হিসাব নিকাশ এবং এই সংক্রান্ত কার্যক্রম পরিচালনা করতে হয়। সেক্ষেত্রে জটিল সব নিকাশের সফটওয়্যার বাদ দিয়ে যদি মাত্র একটি এক্সেল ফাইলে হিসাব নিকাশ করা যায় তবে তা হয়ে ওঠে অনেক সহজ এবং নির্ভরযোগ্য একটি ব্যবস্থাপনা। তাই শুধুমাত্র একটি এক্সেল ফাইল ব্যবহার করে শিক্ষার্থীদের বেতন কালেকশনের এই এক্সেল ফাইলটি বা ফিস কালেকশন ব্যবস্থাপনাটি হতে পারে আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য এক ধরনের উপযুক্ত হাতিয়ার।

এক্সেল শিট ভিত্তিক ফিস আদায়ের উপকারিতা ও সুবিধা

১. সহজ ব্যবহারযোগ্যতা (User Friendly):

• এক্সেল ব্যবহার করা অনেক সহজ। যেকোনো সাধারণ ব্যবহারকারীও সহজেই এতে ডাটা এন্ট্রি, হিসাব-নিকাশ করতে পারে।
• বিশেষ কোনো সফটওয়্যার বা প্রোগ্রামিং জানার প্রয়োজন হয় না।

২. কম খরচে কার্যক্রম পরিচালনা:

• আলাদা করে কোনো সফটওয়্যার কেনার প্রয়োজন হয় না।
• শুধুমাত্র মাইক্রোসফট এক্সেল বা গুগল শিট ব্যবহার করেই কাজ চালানো সম্ভব।

৩. স্বয়ংক্রিয় হিসাব করার সুবিধা:

• বিভিন্ন ফর্মুলা ব্যবহার করে বেতনের হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা যায়।
• টিউশন ফি, ভর্তি ফি, মাসিক বেতন, লেট ফাইন, বোনাস, ছাড় (Discount) ইত্যাদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করা যায়।

৪. রিপোর্ট ও বিশ্লেষণ তৈরি করা যায়:

• বিভিন্ন চার্ট, গ্রাফ, পিভট টেবিল ব্যবহার করে সহজেই রিপোর্ট তৈরি করা যায়।
• শিক্ষার্থীভিত্তিক বকেয়া, মোট আদায়, মাসভিত্তিক সংগ্রহ ইত্যাদি খুব সহজে বোঝা যায়।

৫. সহজে আপডেট করা যায়:

• শিক্ষার্থী যোগ-বিয়োগ, ফি পরিবর্তন, ছাড় প্রদান ইত্যাদি সহজেই আপডেট করা যায়।

৬. ডেটার নিরাপত্তা ও ব্যাকআপ সুবিধা:

• একাধিক কপি রাখা যায়।
• ক্লাউড (Google Drive, OneDrive) এ সেভ করে রাখলে ডেটা লসের ঝুঁকি কমে যায়।

৭. স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা বৃদ্ধি:

• যে কেউ নির্দিষ্ট ছকে হিসাব দেখে সহজে বুঝতে পারে কোন শিক্ষার্থীর কত টাকা বকেয়া আছে।
• হিসাবের স্বচ্ছতা নিশ্চিত হয়।

৮. প্রিন্ট ও শেয়ার সুবিধা:

• ইনভয়েস বা রশিদ তৈরির জন্য সহজেই প্রিন্ট করা যায়।
• প্রয়োজন হলে ই-মেইল বা অন্যান্য মাধ্যমে রিপোর্ট শেয়ার করা যায়।

৯. কাস্টমাইজেশনের সুবিধা:

• প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব চাহিদা অনুযায়ী বিভিন্ন ফর্মুলা, শীট, কলাম যোগ করা যায়।

সংক্ষেপে বলা যায়: এক্সেল শিট ভিত্তিক ফিস কালেকশন ক্যালকুলেশন সিস্টেম শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের জন্য কম খরচে, দ্রুত, সহজে ব্যবহারের উপযোগী এবং সুনির্দিষ্ট হিসাব রক্ষায় অত্যন্ত কার্যকর।

---

---